Realizuje działania związane z inicjowaniem i koordynowaniem współpracy naukowej UG z zagranicznymi uczelniami i instytucjami badawczymi na szczeblu ogólnouczelnianym.
Przygotowuje porozumienia o współpracy naukowej UG z zagranicznymi uczelniami i instytucjami badawczymi na szczeblu ogólnouczelnianym.
Ewidencjonuje dokumentację związaną z umowami i porozumieniami o współpracy naukowej zawieranymi przez Uczelnię z ośrodkami nauki za granicą.
Współdziała z wydziałami przy opracowywaniu oferty edukacyjnej i szczegółowych zasad rekrutacji studentów, doktorantów oraz pracowników zagranicznych.
Współpracuje z Centrum Komunikacji i Promocji w zakresie międzynarodowej promocji UG w tym współuczestniczy w tworzeniu materiałów promocyjnych w językach obcych.
Prowadzi aktywne działania w zakresie nawiązywania kontaktów z zagranicznymi podmiotami świadczącymi usługi rekrutacyjne oraz zagranicznymi uczelniami i szkołami średnimi w celu pozyskiwania kandydatów na studia.
Utrzymuje kontakty z polskimi placówkami dyplomatycznymi w krajach znajdujących się w obszarze zainteresowań Uniwersytetu oraz instytucjami państwowymi zajmującymi się obcokrajowcami przebywającymi w Polsce.
Organizuje wyjazdy na Międzynarodowe Targi Edukacyjne oraz konferencje związane z procesem umiędzynarodowienia Uczelni.
Opracowuje regulaminy, zarządzenia, zasady i wytyczne w zakresie prowadzonych spraw.
Prowadzi sprawy dotyczące współpracy zagranicznej Uniwersytetu z uczelniami zagranicznymi w oparciu o programy międzynarodowe, związane z wymianą studentów i kadry akademickiej.
Aktualizuje stronę internetową (w wersji polskiej i angielskiej) poświęconą zadaniom realizowanym przez Biuro.
Prowadzi doradztwo w zakresie możliwości wyjazdów studentów na stypendia zagraniczne.
Koordynuje inicjatywy podejmowane przez Wydziały i jednostki ogólnouniwersyteckie ściśle korespondujące ze współpracą międzynarodową.
Współpracuje z Wydziałami i jednostkami ogólnouniwersyteckimi UG w zakresie rankingów efektów internacjonalizacji i współpracy międzynarodowej.
Opracowuje sprawozdania dotyczące współpracy międzynarodowej w zakresie zadań Biura.
Strukturę Biura Współpracy Międzynarodowej tworzą:
Sekcja Obsługi Studentów Zagranicznych;
Sekcja Obsługi Programu Erasmus+;
Sekcja Obsługi Profesorów Zagranicznych.
Sekcja Obsługi Studentów Zagranicznych realizuje zadania związane z przyjmowaniem obcokrajowców (studentów i doktorantów) na cały tok studiów (studenci komercyjni oraz stypendyści Rządu Polskiego), w szczególności jest to:
Prowadzenie spraw związanych z realizacją staży naukowo-badawczych cudzoziemców stypendystów Rządu RP, kierowanych przez NAWA;
Prowadzenie spraw związanych z realizacją toku studiów cudzoziemców stypendystów Rządu RP, kierowanych przez NAWA;
Prowadzenie rekrutacji kandydatów planujących podjąć studia pierwszego lub drugiego stopnia na zasadzie odpłatności oraz obsługa studentów zagranicznych z krajów niebędących członkami UE;
Udzielanie zagranicznym kandydatom szczegółowych informacji o aktualnej ofercie edukacyjnej, procedurze rekrutacyjnej i wizowej oraz sprawach socjalno-bytowych związanych z pobytem w Polsce;
Zapewnienie wsparcia organizacyjnego zagranicznym studentom oraz doktorantom, którzy podejmują w Uczelni studia lub realizują programy badawcze/dydaktyczne;
Monitorowanie procesu nostryfikacji zagranicznych świadectw maturalnych (współpracując w tym zakresie z Kuratorium Oświaty) oraz procesu nostryfikacji dyplomów ukończenia studiów wyższych.
Sekcja Obsługi Programu Erasmus+ realizuje zadania związane z koordynacją programów: Erasmus + KA103 (kraje programu), Erasmus + KA107 (kraje partnerskie), POWER Mobilność., w szczególności jest to:
Składanie osobnych wniosków na każdy z programów;
Zarządzanie budżetem każdego z programów zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej;
Sporządzanie raportów finansowych i merytorycznych (po trzy raporty rocznie dla każdego z programów);
Aktualizowanie informacji o programach zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej;
Opracowywanie aplikacji o przyznanie Kontraktu Uczelnianego/Karty Erasmusa dla Uniwersytetu;
Aktywne zabieganie o zawieranie umów dwustronnych z uczelniami zagranicznymi;
Procedowanie procesu podpisywania umów z partnerami zagranicznymi (umowy międzyinstytucjonalne) oraz wprowadzenie ich do systemu Komisji Europejskiej MOBILITY TOOL;
Opracowanie podziału środków finansowych dla Uczelni oraz indywidualnych beneficjentów zgodnie z wytycznymi programów;
Zgłoszenie każdego zrekrutowanego studenta do partnerskiej uczelni, zgodnie z podpisana umową międzyinstytucjonalną oraz wprowadzenie tych danych do systemów Komisji Europejskiej: MOBILITY TOOL;
Organizowanie cyklicznych spotkań informacyjnych dla studentów oraz zebranie indywidualnych informacji na temat deklaracji językowych i umieszczenie ich na portalu Komisji Europejskiej On-line Language Platform w celu przeprowadzenia testu językowego;
Organizowanie cyklicznych spotkań dla koordynatorów wydziałowych, na których omawiane są bieżące problemy związane z działaniem programów na UG;
Realizacja indywidualnych umów z beneficjentami programów (studenci wyjeżdżający na studia/praktykę, pracownicy na wyjazdy dydaktyczne/szkoleniowe);
Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją programów, oraz przygotowanie dokumentacji na czas kontroli poszczególnych zagadnień lub beneficjentów;
Organizowanie wizyt monitoringowych dla przyjeżdżających pracowników z uczelni partnerskich;
Rekrutacja oraz organizacja pobytu dla studentów przyjeżdżających w ramach programów.
Sekcja ds. Obsługi Profesorów Zagranicznych realizuje zadania związane z kompleksową obsługą gości zagranicznych, w szczególności jest to:
Organizacja i koordynacja przyjazdów zagranicznych naukowców na Uniwersytet Gdański w celach dydaktycznych i wymiany doświadczeń naukowych.
Zapewnienie wsparcia organizacyjnego zagranicznym naukowcom, którzy realizują w Uniwersytecie Gdańskim programy badawcze lub dydaktyczne.
Prowadzenie rejestru zagranicznych naukowców przyjeżdżających na Uniwersytet Gdański na podstawie danych dostarczanych przez Wydziały.
