Office of the Rector | University of Gdańsk

Office of the Rector

Rector's Office
Jana Bażyńskiego 8
80-309 Gdańsk
Phone: +48 58 523 24 07
Fax: +48 58 523 31 73
Symbol: 
R110

Director

Asystentka Prorektora ds. Rozwoju

Asystentka Prorektora ds. Studenckich

Asystentka Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą

Asystentka Prorektora ds. Kształcenia

Pracownik ds. Obsługi Administracyjnej NSZZ ''Solidarność'' przy UG

Pracownik ds. Obsługi Administracyjnej ZNP przy UG

Doradca Rektora UG

Tłumacz

Prowadzenie Sekretariatu Kanclerza

Pracownicy

Pracownicy administracyjni

Zadania

  1. Do zakresu działania Biura Rektora należy zapewnienie organizacyjnej i biurowej działalności Rektora a w szczególności:
  1. przekazywanie decyzji i poleceń Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza pracownikom lub jednostkom;
  2. gromadzenie dokumentacji niezbędnej do bieżącego zarządzania Uczelnią;
  3. obsługa interesantów;
  4. wykonywanie prac na bieżąco zleconych przez Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza.
  1. W skład Biura Rektora wchodzą:
  1. Sekcja Obsługi Administracyjnej Kierownictwa UG,
  2. Sekcja Marketingu,
  3. Zespół Doradców i Pełnomocników.
  1. Sekcja Obsługi Administracyjnej Kierownictwa UG:
  1. Prowadzi terminarze Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza.
  2. Przyjmuje i ewidencjonuje korespondencję Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza, pilnuje prawidłowego obiegu korespondencji i zajmuje się sprawowaniem nadzoru nad poprawnym działaniem Kancelarii Uniwersytetu.
  3. Organizuje posiedzenia uroczyste Senatu, Kolegium Rektorskiego, Kolegium Rektorskiego z Dziekanami, Konwentu Godności Honorowych, Komisji podporządkowanych Władzom Uniwersytetu.
  4. Protokołuje posiedzenia Kolegium Rektorskiego z Dziekanami.
  5. Prowadzi książkę kontroli oraz rejestr przeprowadzanych w Uniwersytecie zewnętrznych kontroli i audytów.
  6. Prowadzi obsługę administracyjną Komitetu Audytu.
  7. Koordynuje sprawy konferencji, zjazdów, posiedzeń i uroczystości organizowanych przez Władze UG.
  8. Organizuje spotkania związane z pełnieniem przez Władze UG funkcji reprezentacyjnych.
  9. Prowadzi ewidencję podpisywanych przez Rektora dyplomów ukończenia studiów.
  10. Prowadzi rejestr wydawanych delegacji służbowych pracowników administracji zatrudnionych w pionie Rektora, Prorektorów, Kanclerza i jego zastępców.
  11. Załatwia sprawy związane z rozpatrywaniem skarg i wniosków kierowanych do Władz Uniwersytetu.
  12. Udziela informacji na temat działalności organizacji studenckich i kół naukowych oraz prowadzi ich rejestr w Uniwersytecie Gdańskim.
  13. Prowadzi kalendarz rezerwacji sal w budynku Rektoratu UG.
  14. Prowadzi sekretariaty związków zawodowych działających w UG.
  1. Sekcja ds. Marketingu:
  1. Opiniuje działania promocyjne i informacyjne podejmowane indywidualnie przez jednostki pod kątem ich zgodności z identyfikacją wizualną oraz docelowym wizerunkiem Uczelni.
  2. Odpowiada za wdrożenie wśród jednostek identyfikacji Uniwersytetu Gdańskiego.
  3. Trzykrotnie w ciągu roku (marzec, czerwiec, wrzesień) we współpracy z Biurem Rekrutacji opracowuje, przedstawia do akceptacji Kolegium Rektorskiemu i nadzoruje kampanię promocyjną w mediach wspierającą rekrutację na wyższe studia stacjonarne i niestacjonarne, studia doktoranckie oraz studia podyplomowe.
  4. Wspiera promocje konferencji oraz innych ważnych wydarzeń i uroczystości organizowanych na Uniwersytecie Gdańskim.
  5. Współpracuje z osobami odpowiadającymi za działania promocyjne na poszczególnych Wydziałach.
  6. Archiwizuje dokumentację fotograficzną ważnych wydarzeń w działalności Uczelni.
  7. We współpracy z rzecznikiem prasowym i Działem Zamówień Publicznych przygotowuje i rozsyła do mediów płatne informacje dotyczące istotnych wydarzeń i osiągnięć Uniwersytetu Gdańskiego, jego pracowników oraz studentów.
  8. Dba o pozytywny wizerunek Uniwersytetu w internecie, aktualizuje informacje na jego temat zawarte w internetowych portalach edukacyjnych oraz w tzw. portalach społecznościowych.
  9. Zamawia oznakowane upominki reklamowe, materiały konferencyjne na potrzeby jednostek Uniwersytetu organizując sprzedaż w sklepie internetowym UG.
  10. Współpracuje z kołami naukowymi przy oznakowaniu konferencji oraz wydarzeń naukowych organizowanych przez studentów.
  11. Współpracuje z „Gazetą Uniwersytecką”, Redakcją Czasopisma Młodych Badaczy „Zatoka nauki” oraz z Radiem MORS przy przygotowaniu materiałów reportażowych z najważniejszych wydarzeń Uniwersytetu Gdańskiego.
  12. Organizuje „Targi Akademia” oraz współpracuje z wydziałami przy organizacji dni otwartych UG.
  13. Opracowuje i przygotowuje publikacje oraz materiały audiowizualne promujące Uniwersytet wśród różnych grup docelowych.
  1. Zespół Doradców i Pełnomocników Rektora:

Zadania oraz kompetencje doradców i pełnomocników Rektora określa Rektor w pełnomocnictwie lub w odrębnym dokumencie.