Rector's Office

Konsultacje Rektora UG  z pracownikami UG odbywają się w każdy piątek w godzinach 8-12  
(po wcześniejszym umówieniu się w sekretariacie kanclerza).

1. Do zakresu działania Biura Rektora należy zapewnienie organizacyjnej i biurowej działalności Rektora a w szczególności:

1. przekazywanie decyzji i poleceń Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza pracownikom lub jednostkom;
2. gromadzenie dokumentacji niezbędnej do bieżącego zarządzania Uczelnią;
3. obsługa interesantów;
4. wykonywanie prac na bieżąco zleconych przez Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza.

2. W skład Biura Rektora wchodzą:

1. Sekcja Obsługi Administracyjnej Kierownictwa UG,
2. Sekcja Marketingu,
3. Zespół Doradców i Pełnomocników.

3. Sekcja Obsługi Administracyjnej Kierownictwa UG:

1. Prowadzi terminarze Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza.
2. Przyjmuje i ewidencjonuje korespondencję Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza, pilnuje prawidłowego obiegu korespondencji i zajmuje się sprawowaniem nadzoru nad poprawnym działaniem Kancelarii Uniwersytetu.
3. Organizuje posiedzenia uroczyste Senatu, Kolegium Rektorskiego, Kolegium Rektorskiego z Dziekanami, Konwentu Godności Honorowych, Komisji podporządkowanych Władzom Uniwersytetu.
4. Protokołuje posiedzenia Kolegium Rektorskiego z Dziekanami.
5. Prowadzi książkę kontroli oraz rejestr przeprowadzanych w Uniwersytecie zewnętrznych kontroli i audytów.
6. Prowadzi obsługę administracyjną Komitetu Audytu.
7. Koordynuje sprawy konferencji, zjazdów, posiedzeń i uroczystości organizowanych przez Władze UG.
8. Organizuje spotkania związane z pełnieniem przez Władze UG funkcji reprezentacyjnych.
9. Prowadzi ewidencję podpisywanych przez Rektora dyplomów ukończenia studiów.
10. Prowadzi rejestr wydawanych delegacji służbowych pracowników administracji zatrudnionych w pionie Rektora, Prorektorów, Kanclerza i jego zastępców.
11. Załatwia sprawy związane z rozpatrywaniem skarg i wniosków kierowanych do Władz Uniwersytetu.
12. Udziela informacji na temat działalności organizacji studenckich i kół naukowych oraz prowadzi ich rejestr w Uniwersytecie Gdańskim.
13. Prowadzi kalendarz rezerwacji sal w budynku Rektoratu UG.
14. Prowadzi sekretariaty związków zawodowych działających w UG.

4. Sekcja ds. Marketingu:

1. Opiniuje działania promocyjne i informacyjne podejmowane indywidualnie przez jednostki pod kątem ich zgodności z identyfikacją wizualną oraz docelowym wizerunkiem Uczelni.
2. Odpowiada za wdrożenie wśród jednostek identyfikacji Uniwersytetu Gdańskiego.
3. Trzykrotnie w ciągu roku (marzec, czerwiec, wrzesień) we współpracy z Biurem Rekrutacji opracowuje, przedstawia do akceptacji Kolegium Rektorskiemu i nadzoruje kampanię promocyjną w mediach wspierającą rekrutację na wyższe studia stacjonarne i niestacjonarne, studia doktoranckie oraz studia podyplomowe.
4. Wspiera promocje konferencji oraz innych ważnych wydarzeń i uroczystości organizowanych na Uniwersytecie Gdańskim.
5. Współpracuje z osobami odpowiadającymi za działania promocyjne na poszczególnych Wydziałach.
6. Archiwizuje dokumentację fotograficzną ważnych wydarzeń w działalności Uczelni.
7. We współpracy z rzecznikiem prasowym i Działem Zamówień Publicznych przygotowuje i rozsyła do mediów płatne informacje dotyczące istotnych wydarzeń i osiągnięć Uniwersytetu Gdańskiego, jego pracowników oraz studentów.
8. Dba o pozytywny wizerunek Uniwersytetu w internecie, aktualizuje informacje na jego temat zawarte w internetowych portalach edukacyjnych oraz w tzw. portalach społecznościowych.
9. Zamawia oznakowane upominki reklamowe, materiały konferencyjne na potrzeby jednostek Uniwersytetu organizując sprzedaż w sklepie internetowym UG.
10. Współpracuje z kołami naukowymi przy oznakowaniu konferencji oraz wydarzeń naukowych organizowanych przez studentów.
11. Współpracuje z „Gazetą Uniwersytecką”, Redakcją Czasopisma Młodych Badaczy „Zatoka nauki” oraz z Radiem MORS przy przygotowaniu materiałów reportażowych z najważniejszych wydarzeń Uniwersytetu Gdańskiego.
12. Organizuje „Targi Akademia” oraz współpracuje z wydziałami przy organizacji dni otwartych UG.
13. Opracowuje i przygotowuje publikacje oraz materiały audiowizualne promujące Uniwersytet wśród różnych grup docelowych.

5. Zespół Doradców i Pełnomocników Rektora:

Zadania oraz kompetencje doradców i pełnomocników Rektora określa Rektor w pełnomocnictwie lub w odrębnym dokumencie.